De onderneming en Data Protection Officer of DPO - DEEL III

Wat is de positie van een DPO? Wat zijn de vereisten om de functie uit te oefenen? Kies ik voor een interne of externe DPO? Wat zijn de voordelen van de advocaat als DPO?

In deze derde en laatste sessie over dit onderwerp worden deze vier vragen behandeld.

Wat is de positie van een DPO? Wat zijn de vereisten voor een DPO?

Wie je kiest als DPO is een even belangrijke beslissing als de beslissing omtrent het aanstellen van een DPO of niet.

Want in deze nieuwe wetgeving wordt de DPO tijdens de uitoefening van zijn taak beschermd door de vereiste onafhankelijkheid, waardoor hij/zij geen instructies voor de uitvoering van de taken mag ontvangen en niet ontslagen of gesanctioneerd mag worden. Om deze onafhankelijkheid te garanderen is de DPO ook gehouden om zich te onthouden van belangenconflicten en de vertrouwelijkheid van zijn/haar taken te waarborgen.

Verder voorziet artikel 37,5 GDPR in een omschrijving van de professionele capaciteiten:

De functionaris voor gegevensbescherming wordt aangewezen op grond van zijn professionele kwaliteiten en, in het bijzonder, zijn deskundigheid op het gebied van de wetgeving en de praktijk inzake gegevensbescherming.

Een DPO dient niet over enig diploma te beschikken. Een doorgedreven kennis over de wetgeving en praktijk is een absolute noodzaak."

Kies ik een interne of externe DPO?

De onderneming heeft aldus de keuze om een interne of externe DPO aan te duiden, waarbij met de onafhankelijkheid dient rekening te worden gehouden.

• Bij de aanstelling van een interne DPO (reeds werknemer) zal men worden geconfronteerd met een bescherming tegen sancties en ontslag (cfr preventie-adviseur).

Ook op het gebied van aansprakelijkheid van de werknemer die tijdens de uitoefening van zijn taak als DPO een fout begaat, wordt het vorderen van een schadevergoeding een hele opgave, gezien de werknemer op dit gebied ook beschermd wordt door de arbeidswetgeving.

• Bij de aanstelling van een externe DPO zal extra moeten worden toegezien op de kennis en knowhow van de kandidaat, de afwezigheid van belangenconflicten, een contractuele vertrouwelijkheidsplicht en de aanwezigheid van een aansprakelijkheidsverzekering.

In tegenstelling tot de interne DPO is de externe DPO mogelijks wel aansprakelijk te stellen voor beroepsfouten. Bij beoordeling zal worden nagegaan of een redelijk omzichtig DPO in dezelfde omstandigheden een gelijkaardig advies had gegeven of beslissing had voorgesteld.  Het is derhalve van groot belang na te gaan of de kandidaat een aansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten.

De advocaat als DPO, de voordelen opgesomd

De functie van DPO is een kernelement in de bescherming van persoonsgegevens, om uw onderneming GDPR-compliant te maken en het naleven van de verordening te bestendigen. Hiervoor lijkt de functie van DPO op het lijf geschreven te zijn van de advocaat.

De advocaat is een professional, met een doorgedreven kennis van het privacyrecht en andere wetgeving. Bij de implementering van de GDPR moet voormelde wetgeving in acht genomen worden, meer bepaald bij het nemen van gemotiveerde beslissingen, het uitmaken van afwegingen,…

Niet enkel het professionalisme van de advocaat is een pluspunt, ook zijn geheimhoudingsplicht welke door de deontologie gegarandeerd en afgedwongen wordt.

De advocaat is daarenboven in zijn activiteit gedekt door een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, dit in tegenstelling tot andere professionals die noch een deontologie dienen te eerbiedigen noch gedekt zijn door een aansprakelijkheidsverzekering (vb. aansprakelijkheid en faillissement van de zelfstandige DPO)

Een advocaat beter vroeg dan laat, zoals de bekende slogan klinkt, is in het kader van de GDPR zeker geen overbodige luxe.